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Sujet: Comment transformer un groupe de travail en équipe ? Etapes 3 et 4

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Comment transformer un groupe de travail en équipe ? Etapes 3 et 4

10/08/2013 18:33

Clarifiez les objectifs et les responsabilités

Une fois que la glace est brisée, il s’agit de préciser les objectifs, le rôle et les responsabilités de chacun, de transmettre des directives claires et de fixer les règles du jeu. «Pour mobiliser les membres de l’équipe, il faut déterminer et partager des buts “smart” : spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels. S’ils sont “smarter”, c’est-à-dire “exciting” (enthousiasmants) et “recorded” (formalisés), c’est encore mieux».

Les règles du jeu portent sur les tâches à accomplir, les délais, les procédures à respecter, les rôles de chacun et les propres méthodes de travail du manager. «Ces règles peuvent être définies par l’organisation, le manager seul ou, pour certaines, par consensus avec l’équipe afin de favoriser l’adhésion. Elles doivent être claires. Ne pas les
suivre entraînera des sanctions qui doivent être les mêmes pour tous. Il est important que le manager sache équilibrer le lien et la loi, c’est-à-dire à la fois mettre de l’humain et exiger des résultats.»

Fabienne, dont l’équipe de 23 personnes appartient peu
ou prou à la «génération Y» des 18-30 ans, donne beaucoup d’autonomie à ses jeunes collaborateurs, mais dans un cadre bien délimité : «Ils ont du mal avec une hiérarchie classique ! Je suis beaucoup dans l’échange, dans une
relation d’adulte à adulte, mais parfois il faut savoir dire non et rappeler qui est la patronne ! Le fait d’avoir 20 à 25 ans de plus qu’eux et deux ados à la maison m’aide à trouver le bon équilibre.»

Une équipe peut-elle fonctionner sans chef ? «Non, si elle doit produire un résultat commun. Dans un groupe de travail entre pairs, par exemple entre coachs, on pourrait se passer d’un chef sur le fond, mais il faut au minimum que quelqu’un décide sur la forme (timing, étapes…). Et, en pratique, il y a toujours un leader qui émerge. Cela dit, le niveau d’autonomie au sein d’une équipe est parfois très important, comme pour ces gérants d’un groupe d’hôtels dont le directeur général fixe les grands objectifs et se contente de manager “de loin” tout en jouant au golf et au bridge.»

Favorisez le dialogue et la communication

Une fois l’équipe sur les rails, entretenir un échange constructif suppose une implication dans la durée. Organisez des réunions à intervalles réguliers, si possible en «live» plutôt que par visioconférence, utilisez tous les moyens pour partager l’information, montrez-vous accessible et disponible, encouragez une communication sincère, créez des moments de convivialité, de complicité, de rire… et accordez le droit à l’erreur à vos collaborateurs.
Jean-Marc, vice-président dans une multinationale, encadre des milliers de personnes à travers le monde. Les séminaires de plusieurs centaines de personnes ne sont plus de mise. «Aujourd’hui, ils se limitent à des équipes de dix à quinze personnes, une fois par an, pendant deux à trois jours. Une enquête auprès du personnel nous a cependant révélé qu’il y avait des attentes importantes en matière de communication. Nous avons donc mis en place de nombreuses actions : vidéoconférences, webcasts, échanges d’expérience transverses entre personnes du terrain via
nos réseaux sociaux internes…
Par ailleurs, avec mon équipe de
15 managers répartis sur les cinq continents, j’organise un “staff meeting” hebdomadaire par visioconférence. Depuis que je leur ai proposé de préparer l’agenda à tour de rôle, tout le monde se sent plus concerné et la différence en termes d’efficacité est énorme.»

Pour créer du lien à distance, il suffit parfois d’un petit rien : organiser une visioconférence pour mettre des visages sur les noms, créer un organigramme avec des photos, animer des forums de discussion en ligne… Bien sûr, le contact direct est idéal ! «La porte de mon bureau n’est pas toujours ouverte, mais j’essaie autant que faire se peut de garder du temps pour les rendez-vous informels. Me rendre disponible améliore la confiance à tous les niveaux.»