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Sujet: Comment annoncer une mauvaise nouvelle en entreprise ?

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Comment annoncer une mauvaise nouvelle en entreprise ?

10/04/2014 19:15

Vous devrez être prêt au moment de franchir le seuil de la porte.

Annonce de licenciement, abandon de projet, échec à un appel d'offres ou refus d'une promotion, tout manager a tôt ou tard la lourde tâche d'annoncer une mauvaise nouvelle. Une responsabilité d'autant plus difficile à endosser que l'on est parfois seulement le messager et non pas le décisionnaire.

Tout l'enjeu est alors d'annoncer une décision que vous savez impopulaire sans pour autant démotiver un interlocuteur avec qui vous serez peut être amené à continuer à travailler ou à fréquenter. Conseils.

L'annoncer le plus tôt possible

Prévenez votre service de l'existence de signes avant-coureurs avérés.

Partant du postulat qu'il vaut mieux prévenir que guérir, il vous faut d'abord faire en sorte d'annoncer la nouvelle le plus tôt possible, à partir du moment où elle est actée. Il peut aussi être envisageable de préparer le terrain. La situation économique de l'entreprise se dégrade ? Même si vous ne savez pas encore si vous devrez avoir recours à des licenciements, il est préférable que vous teniez votre service au courant de la situation, en précisant que pour l'instant rien ne change. S'il s'avère que des licenciements doivent bien avoir lieu, vos équipes tomberont de moins haut et leur réaction sera sans doute plus mesurée que si elles ignoraient tout de la situation.

Il est en général nuisible d'éluder une mauvaise nouvelle et laisser pourrir la situation. La personne concernée risque d'apprendre la mauvaise nouvelle d'elle-même et remettre en doute votre professionnalisme.

S'approprier l'info avant de la transmettre

N'hésitez pas à consulter le responsable de la décision pour en déterminer les raisons.

Je préconise de surtout de "bien s'approprier l'information, d'analyser les conséquences qu'elle risque d'engendrer et de comprendre ce que l'on redoutera le plus au moment de l'annoncer." Cela vous permettra d'appréhender cette épreuve l'esprit plus serein et préparé en ayant bien digéré la nouvelle.

Si vous n'êtes pas à l'origine de cette décision, il vous faudra demander au responsable les raisons qui l'on motivée afin d'étayer votre argumentation. Et attention à ne pas vous désolidariser ouvertement de votre hiérarchie si vous ne partagez pas le choix effectué. "Vous devez rester fidèle à votre n+1 afin de préserver votre relation avec celui-ci. Cela ne signifie pas pour autant s'écraser car vous pouvez souvent faire en sorte d'accompagner au maximum la personne affectée par la mauvaise nouvelle."

Choisir le moment opportun et le lieu adapté

Vous devez impérativement choisir un endroit calme et non exposé pour annoncer votre nouvelle. La nouvelle que vous allez annoncer sera quoiqu'il en soit difficile à encaisser pour votre collaborateur ou équipe. Il vous incombe donc tout mettre en place pour en atténuer les effets. Cela commence aussi par bien choisir le cadre et moment de l'annonce. Privilégier la fin de journée, quand vous vous retrouvez en tête-à-tête alors que tous les autres sont partis.

Il faut néanmoins que vous vous caliez sur ses disponibilités et vous ne pourrez donc pas toujours disposer de cette tranquillité. Annoncer la nouvelle dans le bureau du collaborateur, en faisant l'effort de se déplacer, peut être perçu comme une marque de respect, surtout si vous n'êtes pas localisé au même endroit que lui. Quoi qu'il en soit, que cela soit avec un client, un collaborateur proche ou une équipe, vous devrez toujours privilégier le face-à-face.

Opter pour un style direct et factuel

Vous devrez justifier votre décision par des chiffres et faits.

Installé face à son interlocuteur, il importe de se comporter de façon directe et factuelle et surtout de ne pas se perdre en circonvolutions. "Si votre board décide de supprimer la division commerciale Asie du Sud-est, faute de résultats, tenez-vous en aux faits au moment de l'annoncer". "Expliquez que malgré tout le bon boulot effectué depuis tant d'années, les résultats de la division ne sont malheureusement pas la hauteur, ce qui vous oblige à prendre cette décision, même si vous savez faire la part des choses entre la qualité individuelle et le résultat global."

En disant les choses de façon nette et précise vous éviterez que l'autre se sente manipulé par vos atermoiements. Il vous faudra donc aussi proscrire les jugements de valeurs ("Je ne te trouve pas assez efficace" par exemple) qui ne reposent pas sur des faits indiscutables.

Respecter les réactions émotionnelles

Du moment qu'il ne vous agresse pas physiquement, laissez le vider son sac.

Même si l'on ne sait jamais par avance comment son interlocuteur va réagir, il faut toujours se préparer "au pire", une mauvaise nouvelle laissant rarement indifférent. "Il faut respecter les réactions, de colère ou de tristesse, et bien comprendre que celles-ci sont bien souvent proportionnelles à l'investissement personnel et humain".

Si la personne s'écroule sous vos yeux, il est poli de respecter sa pudeur et sa dignité en lui proposant la laisser seule un instant et attendre qu'elle se calme. Elle ne pourra de toute manière pas discuter de manière "raisonnée" sous le poids de l'émotion. Vous pouvez même envisager de lui proposer un rendez-vous plus tard dans la journée. C'est une fois qu'elle se sera calmée que vous pourrez envisager la suite à donner aux évènements.

Mettre en place des solutions pour rebondir

Impliquez vos équipes et faites les participer à la relance.

Une fois que vous avez clairement exposé les faits et laissé le temps à votre interlocuteur de digérer l'annonce, vous pouvez envisager des démarches constructives. Vous venez d'annoncer un licenciement ? Evitez les promesses que vous ne pouvez pas tenir mais essayer de mettre en place un programme d'accompagnement ou de mobilité professionnelle. Un projet vous échappe ? Convoquez votre équipe trois jours plus tard pour analyser les raisons de l'échec et éviter qu'elles se reproduisent à l'avenir. "C'est à vous qu'incombe de mettre en place des outils pour rebondir".

Une telle implication vaut aussi pour les déceptions plus légères. "Si un de vos collaborateurs n'a pas pu avoir le changement de bureau souhaité, demandez-lui ce que vous pourriez faire pour améliorer son environnement de travail actuel." C'est ce genre d'attentions qui permettent de préserver la confiance et la motivation de ses équipes.

Accompagner et se faire accompagner

Ses amis au sein de l'entreprise pourront soutenir la personne affectée par la mauvaise passe.

"Un bon manager doit aussi savoir s'entourer et entourer celui qui est en position délicate. Il est ainsi essentiel que vous vous assuriez du soutien de vos collègues de même degré hiérarchique pour que la "victime" n'ait pas un son de cloche différent selon la personne qu'elle consulte. Vous devez aussi veiller à ce que votre interlocuteur soit bien accompagné. "Vous devez identifier les personnes qui seront les relai de votre parole". "Il s'agira des personnes dont vous connaissez les affinités avec votre collaborateur et qui sauront le soutenir dans cette épreuve".

Vous pouvez aussi offrir à la personne concernée la possibilité d'organiser un entretien avec les ressources humaines s'il désire en parler.